Grant Thornton tipsar

Många företag satsar mycket pengar på utbildning och kurser för sina medarbetare. Utbildningen kan vara intern och/eller extern. Ibland sker utbildningen i företagets egna lokaler, men lika ofta sker utbildningen på en annan plats. Utbildningens längd varierar allt från någon dag och upp till en vecka.

För att utbildningen ska bli en avdragsgill kostnad för företaget och vara skattefri för den anställde krävs att syftet och nyttan med utbildningen finns fastslagen. Målet med utbildningen ska vara klart och ha en anknytning till arbetsgivarens verksamhet.

Det ska finnas ett detaljerat program över samtliga konferensdagars innehåll, t ex föreläsning, grupparbeten, studiebesök, vart är kursen förlagd och eventuella andra aktiviteter. Alla programpunkter som bekostas av arbetsgivaren ska finnas angivna i programmet.

Vid veckokonferenser ska det vara minst 30 timmars arbetstid som är jämt fördelade över veckan. Andra aktiviteter är möjliga, men får inte vara för dominerande. Det är inte ovanligt med veckoslutskonferenser och även här är det avgörande att kursens syfte och innehåll är till nytta för arbetsgivaren. Inslagen av andra aktiviteter får inte överväga.

Teambildande aktiviteter anordnas ofta och syftar till att stärka företagsandan och strävan mot gemensamma mål. Många gånger handlar det om aktiviteter ute i naturen. Vid dessa typer av aktiviteter är det viktigt att arbetsgivaren kan visa vilket syfte aktiviteten har och vilken nytta den leder till för verksamheten. Ibland kan dessa aktiviteter mer ha karaktären av personalvård och då gäller reglerna för intern representation.

En belöningsresa leder till förmånsbeskattning för den anställde och arbetsgivaren får avdrag för lönekostnad och de sociala avgifterna. Källskatteavdrag ska ske på förmånsbeloppet. Förmånen ska deklareras på kontrolluppgift. Förmånen bestäms till marknadsvärdet av resan, d.v.s. det belopp arbetsgivaren betalt för resan inkl moms.

Några viktiga faktorer att tänka på vid utbildningar/kurser:

• Syftet och målet med utbildningen/kursen samt nyttan för företaget ska finnas dokumenterad.
• Detaljerat program ska finnas framtaget.
• Att arbetstiden under utbildningen överväger eventuella andra aktiviteter.
• Att deltagaren själv står för utgifter av mer privat karaktär t ex utflykter.
• Att om närstående följer med så kan det vara ett tecken på att nöjesinslagen i resan överväger.